Panduan UMKM
Cara mengelola chat WhatsApp, Instagram, dan Messenger dalam satu tempat
Untuk mengelola chat WhatsApp, Instagram, dan Messenger dalam satu tempat, Anda butuh satu kotak masuk bersama yang mengumpulkan pesan dari ketiganya, ditambah aturan sederhana: siapa yang membalas, kapan dicek, dan bagaimana menandai chat. Tanpa alat khusus pun, jadwal cek rutin dan catatan yang seragam sudah mengurangi chat yang terlewat.
Apa masalahnya bila chat tersebar di banyak aplikasi?
Pembeli memilih aplikasi yang paling nyaman bagi mereka. Ada yang melihat postingan lalu mengirim DM Instagram, ada yang menekan tombol di halaman Facebook, ada yang langsung menyimpan nomor WhatsApp. Akibatnya Anda harus membuka tiga aplikasi bergantian, dan pesan di aplikasi yang jarang dibuka mudah terlupakan.
- Pembeli yang sama bertanya di dua tempat dan mendapat jawaban berbeda.
- Pesanan dari DM tidak tercatat karena dicatat hanya yang dari WhatsApp.
- Notif menumpuk sehingga Anda tidak tahu mana yang sudah dibalas.
- Saat karyawan ikut membantu, tidak jelas siapa yang memegang chat mana.
Apa saja pilihan cara mengelolanya?
Ada dua jalan. Pertama, tetap memakai aplikasi masing-masing tetapi dengan jadwal dan aturan yang rapi. Kedua, memakai aplikasi kotak masuk bersama yang menyambungkan semua saluran secara resmi sehingga pesannya tampil di satu daftar.
| Hal | Aplikasi masing-masing | Kotak masuk bersama |
|---|---|---|
| Tempat membalas | Pindah-pindah aplikasi | Satu daftar untuk semua saluran |
| Biaya | Gratis | Biasanya berlangganan |
| Kerja tim | Sulit, sering dobel membalas | Chat bisa dibagi ke orang tertentu |
| Riwayat pembeli | Terpisah per aplikasi | Bisa dilihat di satu tempat |
| Cocok untuk | Chat sedikit, dibalas sendiri | Chat banyak atau dibalas beberapa orang |
Pilih aplikasi yang memakai sambungan resmi dari pemilik platform. Untuk WhatsApp, jalur resminya adalah WhatsApp Business Platform dari Meta; aplikasi tiruan atau cara tidak resmi berisiko membuat nomor diblokir. Bedanya dijelaskan di panduan WhatsApp Business App vs WhatsApp Business Platform.
Bagaimana langkah merapikan chat dari banyak aplikasi?
- Daftar semua saluran yang dipakai pembeli: nomor WhatsApp usaha, akun Instagram, halaman Facebook, dan chat di website bila ada.
- Tentukan satu saluran utama untuk transaksi, misalnya WhatsApp, lalu arahkan pembeli dari saluran lain ke sana bila perlu.
- Samakan jawaban: pakai daftar balasan siap pakai yang sama untuk semua saluran agar harga dan aturan tidak berbeda.
- Buat jadwal cek, misalnya setiap satu jam di jam buka, dan cek semua saluran dalam satu putaran.
- Catat setiap pesanan di satu tempat, dari saluran mana pun asalnya.
- Bila chat sudah terlalu banyak, pindah ke kotak masuk bersama dan undang karyawan agar bisa membalas bergantian.
Apa yang perlu dicek sebelum memilih kotak masuk bersama?
- Sambungan resmi untuk WhatsApp, Instagram, dan Messenger, bukan lewat aplikasi tiruan.
- Bisa dipakai dari HP, karena kebanyakan pemilik usaha membalas sambil mengerjakan hal lain.
- Saring dan label untuk melihat chat yang belum dibalas.
- Kerja tim: bisa mengundang karyawan dan membagi chat tanpa berbagi kata sandi akun.
- Data milik Anda: bisa diunduh dan dihapus, serta jelas di mana disimpan.
- Biaya yang jelas, termasuk biaya pesan WhatsApp dari Meta yang biasanya terpisah dari harga aplikasi.
Kesalahan apa yang sering terjadi?
- Membagikan kata sandi akun Instagram atau Facebook ke banyak karyawan; lebih aman memakai fitur undang anggota.
- Menyalakan terlalu banyak saluran sekaligus sebelum sanggup membalas semuanya.
- Lupa memasang jam buka dan pesan di luar jam kerja di setiap saluran.
Cara melakukannya dengan Moncer
Moncer Chat adalah kotak masuk bersama untuk UMKM. Chat dari WhatsApp (lewat jalur resmi WhatsApp Business Platform dari Meta), DM Instagram, Facebook Messenger, dan chat di website usaha masuk ke satu daftar.
- Saring chat yang belum dibaca atau belum dibalas, dan beri label seperti “Pembayaran” atau “Reseller”.
- Undang karyawan dari menu Tim lewat nomor WhatsApp atau email, lalu tugaskan chat ke orang yang tepat.
- Nama dan nomor pelanggan dari chat tersimpan sendiri, dipakai bersama oleh aplikasi Moncer lainnya.
- Jumlah nomor WhatsApp, saluran chat, dan orang pembalas mengikuti paket; rinciannya di halaman Harga.
Moncer sedang uji coba (beta) dan dibuka lewat browser di HP atau laptop; aplikasi Android native belum dirilis.
Ringkasan
- Chat yang tersebar di banyak aplikasi mudah terlewat dan jawabannya bisa berbeda-beda.
- Tanpa alat khusus: tentukan saluran utama, samakan jawaban, dan cek semua saluran dalam satu putaran terjadwal.
- Saat chat makin banyak, pakai kotak masuk bersama dengan sambungan resmi dan fitur kerja tim.
- Catat semua pesanan di satu tempat, dari saluran mana pun asalnya.
Tanya jawab
Apakah boleh memakai aplikasi pihak ketiga untuk WhatsApp?
Boleh, selama aplikasinya tersambung lewat WhatsApp Business Platform, jalur resmi dari Meta. Hindari aplikasi tiruan atau modifikasi WhatsApp, karena melanggar aturan WhatsApp dan bisa membuat nomor Anda diblokir.
Apakah DM Instagram dan Messenger bisa digabung dengan WhatsApp?
Bisa, dengan aplikasi kotak masuk bersama yang menyambungkan akun Instagram bisnis dan halaman Facebook Anda. Pesan dari ketiganya lalu tampil di satu daftar dan bisa dibalas dari tempat yang sama.
Saluran mana yang sebaiknya dijadikan saluran utama?
Pilih saluran yang paling banyak dipakai pembeli Anda untuk memesan. Bagi banyak usaha kecil itu WhatsApp, tetapi bila pembeli Anda lebih aktif di Instagram, tidak masalah menjadikannya saluran utama.
Panduan terkait
- Cara membalas chat WhatsApp pelanggan lebih cepatCara membalas chat WhatsApp pelanggan lebih cepat untuk UMKM: siapkan balasan siap pakai, beri label pada chat, dan atur jam sibuk agar pembeli tidak menunggu.
- Cara membagi tugas balas chat dengan karyawanCara membagi tugas balas chat pelanggan dengan karyawan: atur jadwal jaga, bagi chat menurut jenis, samakan jawaban, dan batasi hak akses agar toko tetap aman.
- WhatsApp Business App vs WhatsApp Business Platform (API): apa bedanya untuk UMKM?Beda WhatsApp Business App dan WhatsApp Business Platform (API) untuk UMKM: cara pakai, kerja tim, pesan otomatis, biaya pesan, dan kapan sebaiknya pindah.
Baca juga: Moncer Chat · Moncer Order · Tanya jawab · Harga · Semua panduan