Panduan UMKM
Cara membagi tugas balas chat dengan karyawan
Untuk membagi tugas balas chat dengan karyawan, tentukan siapa yang memegang chat di jam berapa, bagi chat menurut jenisnya (tanya produk, pembayaran, komplain), dan sediakan jawaban baku yang sama untuk semua orang. Beri setiap karyawan akses sesuai tugasnya saja, dan pastikan setiap chat punya satu penanggung jawab yang jelas.
Kapan saatnya membagi tugas balas chat?
- Chat yang belum dibalas sering menumpuk di jam ramai.
- Pemilik tidak sempat mengurus hal lain, seperti belanja bahan atau mengemas barang.
- Ada chat yang dibalas dua orang sekaligus, atau tidak dibalas sama sekali karena saling mengira sudah ditangani.
- Toko buka lebih lama dari jam kerja satu orang.
Apa saja cara membagi chat ke karyawan?
| Cara | Contoh | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Menurut jadwal jaga | Karyawan A pagi, karyawan B sore | Toko dengan jam buka panjang |
| Menurut jenis chat | Satu orang tanya produk, satu orang pembayaran & kirim | Toko dengan banyak pesanan |
| Menurut saluran | Satu orang WhatsApp, satu orang Instagram | Toko yang ramai di beberapa aplikasi |
Apa pun caranya, pegang satu prinsip: setiap chat hanya punya satu penanggung jawab pada satu waktu. Bila chat dioper, sampaikan dengan jelas kepada siapa.
Bagaimana langkah mengatur tim pembalas chat?
- Tulis aturan singkat: jam jaga tiap orang, jenis chat yang dipegang, dan kapan harus menyerahkan ke pemilik.
- Siapkan daftar jawaban baku untuk harga, ongkir, stok, cara bayar, dan komplain, lalu bagikan ke semua karyawan.
- Tentukan hal yang hanya boleh diputuskan pemilik, misalnya potongan harga khusus, uang kembali, atau menandai pesanan lunas.
- Pakai label atau catatan agar karyawan berikutnya tahu status chat saat pergantian jaga.
- Beri akses sesuai tugas: karyawan pembalas chat tidak perlu bisa mengubah rekening atau pengaturan usaha.
- Tinjau seminggu sekali: chat mana yang lama dibalas, pertanyaan apa yang belum ada jawaban bakunya.
Bagaimana menjaga keamanan akun saat chat dibalas bersama?
- Hindari berbagi satu HP atau satu kata sandi untuk banyak orang; pakai fitur undang anggota bila aplikasi Anda punya.
- Batasi siapa yang boleh melihat mutasi rekening dan menandai pesanan lunas.
- Saat karyawan berhenti bekerja, cabut aksesnya hari itu juga.
- Ingatkan tim untuk tidak pernah meminta atau memberikan kode verifikasi kepada siapa pun.
Bagaimana serah terima chat saat pergantian jaga?
Sebelum selesai jaga, karyawan cukup memastikan tiga hal: chat yang masih menunggu jawaban sudah diberi label, pesanan yang menunggu bayar tercatat, dan komplain yang belum selesai diberi catatan singkat. Dengan begitu karyawan berikutnya tidak perlu membaca ulang seluruh percakapan.
Bila memungkinkan, sisihkan lima menit tumpang tindih di pergantian jaga. Karyawan yang baru datang bisa bertanya langsung soal chat yang rumit, dan pembeli tidak perlu mengulang ceritanya dari awal.
Cara melakukannya dengan Moncer
Moncer Chat dibuat untuk membalas chat bareng tim. Setiap orang membalas dari HP masing-masing tanpa berbagi kata sandi akun.
- Ada tiga peran. Pemilik bisa semuanya, termasuk paket dan tagihan. Admin membantu mengatur usaha tetapi tidak bisa mengubah tagihan dan cara bayar. Staf membalas chat dan melihat produk serta stok.
- Undang karyawan dari menu Tim lewat nomor WhatsApp atau email; tautan undangan berlaku 7 hari. Akses Pesanan diatur terpisah lewat centang saat mengundang.
- Chat bisa ditugaskan ke orang yang tepat, ada catatan privat antar-tim yang tidak terlihat pelanggan, dan tombol “Ambil alih” saat Asisten sedang menjawab.
- Laporan Chat menampilkan kinerja tim dan Asisten. Jumlah orang pembalas mengikuti paket; rinciannya di Harga.
Moncer sedang uji coba (beta) untuk sejumlah usaha terbatas. Lihat Moncer Chat dan tanya jawab.
Ringkasan
- Bagi chat menurut jadwal jaga, jenis chat, atau saluran; setiap chat punya satu penanggung jawab.
- Bagikan jawaban baku yang sama ke semua karyawan agar harga dan aturan tidak berbeda.
- Tentukan keputusan yang hanya boleh diambil pemilik, seperti potongan harga khusus dan menandai lunas.
- Beri akses sesuai tugas, jangan berbagi kata sandi, dan cabut akses karyawan yang berhenti.
Tanya jawab
Bagaimana agar karyawan tidak membalas chat yang sama?
Tetapkan satu penanggung jawab untuk setiap chat, misalnya menurut jadwal jaga atau jenis chat, dan pakai fitur tugaskan atau label agar terlihat siapa yang sedang memegangnya.
Apakah karyawan perlu tahu nomor rekening dan mutasi?
Karyawan pembalas chat cukup tahu nomor rekening untuk diberikan ke pembeli. Melihat mutasi dan menandai pesanan lunas sebaiknya hanya dilakukan pemilik atau orang yang dipercaya.
Apa yang harus dilakukan saat karyawan berhenti bekerja?
Cabut aksesnya ke aplikasi chat dan akun usaha pada hari yang sama, ganti kata sandi yang mungkin pernah ia ketahui, dan pastikan chat yang ia pegang sudah diserahkan ke orang lain.
Panduan terkait
- Cara mengelola chat WhatsApp, Instagram, dan Messenger dalam satu tempatPanduan UMKM mengelola chat WhatsApp, DM Instagram, dan Facebook Messenger dalam satu tempat agar tidak ada pembeli terlewat walau jualan di banyak aplikasi.
- Cara membalas chat WhatsApp pelanggan lebih cepatCara membalas chat WhatsApp pelanggan lebih cepat untuk UMKM: siapkan balasan siap pakai, beri label pada chat, dan atur jam sibuk agar pembeli tidak menunggu.
- Cara mengecek bukti transfer dan menghindari bukti transfer palsuCara mengecek bukti transfer dan menghindari bukti transfer palsu: cocokkan dengan mutasi rekening atau aplikasi QRIS Anda sendiri, bukan screenshot pembeli.
Baca juga: Moncer Chat · Moncer Order · Tanya jawab · Harga · Semua panduan