Panduan UMKM
Cara mencatat pesanan online dari chat agar tidak terlewat
Agar pesanan dari chat tidak terlewat, catat setiap pesanan di satu tempat begitu pembeli setuju membeli, lengkap dengan nama, barang, jumlah, total, alamat, serta status bayar dan kirim. Lalu cek daftar itu pada jam tetap setiap hari. Kuncinya satu tempat, satu format, dan status yang selalu diperbarui.
Kenapa pesanan dari chat sering terlewat?
Chat bukan buku pesanan. Kesepakatan dengan pembeli tersebar di beberapa pesan: ukuran di pesan pertama, alamat di pesan ketiga, konfirmasi bayar keesokan harinya. Bila hanya mengandalkan riwayat chat, pesanan mudah tertimbun oleh obrolan baru, apalagi bila pesanan datang dari WhatsApp dan Instagram sekaligus.
Kesalahan yang sering terjadi: barang terkirim dua kali, pembeli yang sudah bayar belum dikirimi, atau stok habis padahal sudah dijanjikan. Semua bisa dicegah dengan catatan yang rapi.
Data apa saja yang wajib dicatat?
| Kolom | Contoh isi | Gunanya |
|---|---|---|
| Tanggal | Tanggal pembeli setuju membeli | Urutan kerja dan laporan |
| Nama & nomor pembeli | Nama panggilan dan nomor HP | Menghubungi ulang bila ada masalah |
| Asal chat | WhatsApp, Instagram, atau Messenger | Tahu saluran mana yang paling ramai |
| Barang & jumlah | Nama produk, varian, jumlah | Menyiapkan barang dan mengurangi stok |
| Total | Harga barang + ongkir | Mencocokkan dengan uang masuk |
| Alamat & kurir | Alamat lengkap dan pilihan kirim | Mengirim tanpa bertanya ulang |
| Status bayar | Belum bayar / lunas | Tidak mengirim sebelum uang masuk |
| Status kirim | Belum dikirim / dikirim + nomor resi | Menjawab pertanyaan “sudah dikirim?” |
Bagaimana langkah mencatat pesanan dari chat?
- Pilih satu tempat catatan untuk semua pesanan: buku khusus, lembar kerja di HP, atau aplikasi pencatat pesanan. Jangan dicampur.
- Begitu pembeli setuju, tulis pesanannya saat itu juga, jangan ditunda sampai malam.
- Kirim ringkasan pesanan ke pembeli (barang, jumlah, total, alamat) dan minta pembeli membalas “benar” sebelum membayar.
- Ubah status menjadi lunas hanya setelah uang terlihat di mutasi rekening atau aplikasi QRIS Anda.
- Saat barang dikirim, catat nomor resi lalu kirimkan ke pembeli.
- Cek daftar pesanan dua kali sehari, misalnya pagi dan sore, dan selesaikan yang statusnya masih menggantung.
Status pesanan apa saja yang sebaiknya dipakai?
Cukup empat sampai lima status yang urut. Dengan begitu Anda tahu persis apa langkah berikutnya untuk setiap pesanan.
- Baru: pesanan sudah disepakati, ringkasan sudah dikirim.
- Menunggu bayar: pembeli belum membayar atau uang belum dicek.
- Lunas: uang sudah terlihat di mutasi, barang siap dikemas.
- Dikirim: barang sudah diserahkan ke kurir atau diantar, resi sudah dikirim ke pembeli.
- Selesai atau Batal: pesanan ditutup.
Bagaimana agar catatan tetap rapi saat pesanan ramai?
- Beri setiap pesanan nomor urut sederhana dan sebutkan nomor itu saat membalas pembeli.
- Pisahkan pesanan yang sudah lunas dan yang belum, misalnya dengan warna atau label.
- Kurangi stok saat pesanan lunas agar tidak menjual barang yang sudah habis.
- Di akhir minggu, jumlahkan pesanan dan total penjualan; dari situ terlihat barang yang paling laku.
Untuk urusan pajak atau pembukuan resmi, tanyakan ke konsultan atau kantor pajak setempat. Catatan pesanan di panduan ini adalah catatan kerja harian, bukan laporan keuangan resmi.
Cara melakukannya dengan Moncer
Moncer Order mencatat pesanan langsung dari chat dan sudah termasuk di paket Moncer Chat. Asisten AI menyusun draf pesanan dari isi percakapan, lalu Anda cek dan simpan.
- Setiap pesanan punya nota untuk pembeli, lengkap dengan QRIS statis milik toko Anda.
- Pembeli menerima kabar pesanan lewat WhatsApp usaha Anda.
- Pengiriman: catat resi manual, antar sendiri, atau ambil di toko. Cek ongkir dan pesan kurir bisa dipakai bila Anda menyambungkan akun Biteship sendiri.
- Ringkasan penjualan muncul di laporan dari pesanan yang sudah tercatat. Rinciannya di Moncer Order.
Moncer tidak memproses pembayaran pembeli: tidak ada keranjang belanja, halaman bayar, atau tautan bayar. Belum ada sambungan otomatis pesanan dan stok dengan marketplace. Moncer Order masih uji coba (beta).
Ringkasan
- Catat setiap pesanan di satu tempat begitu pembeli setuju membeli, jangan ditunda.
- Wajib dicatat: nama, nomor, asal chat, barang, jumlah, total, alamat, status bayar, dan status kirim.
- Kirim ringkasan pesanan ke pembeli dan tandai lunas hanya setelah uang terlihat di mutasi.
- Pakai empat sampai lima status yang urut dan cek daftar pesanan dua kali sehari.
Tanya jawab
Lebih baik mencatat pesanan di buku atau di HP?
Yang terpenting adalah satu tempat yang selalu dipakai. Buku cocok bila pesanan masih sedikit; lembar kerja atau aplikasi di HP lebih mudah dicari, dijumlahkan, dan dibagikan ke karyawan saat pesanan makin banyak.
Kapan pesanan sebaiknya dicatat?
Saat pembeli sudah menyetujui barang, jumlah, dan total, bukan setelah membayar. Dengan begitu pesanan yang belum dibayar tetap terlihat dan bisa diingatkan dengan sopan.
Bagaimana cara mengingatkan pembeli yang belum membayar?
Kirim satu pengingat sopan berisi ringkasan pesanan dan batas waktu bayar, misalnya keesokan harinya. Bila tetap tidak ada kabar, tandai pesanan batal agar stok bisa dijual ke pembeli lain.
Panduan terkait
- Cara mengecek bukti transfer dan menghindari bukti transfer palsuCara mengecek bukti transfer dan menghindari bukti transfer palsu: cocokkan dengan mutasi rekening atau aplikasi QRIS Anda sendiri, bukan screenshot pembeli.
- Contoh template balasan chat untuk toko online: ongkir, stok, cara bayar, komplainContoh template balasan chat toko online siap salin-tempel untuk pertanyaan ongkir, stok, cara bayar, pesanan, dan komplain, beserta cara menyesuaikannya.
- Cara mengelola chat WhatsApp, Instagram, dan Messenger dalam satu tempatPanduan UMKM mengelola chat WhatsApp, DM Instagram, dan Facebook Messenger dalam satu tempat agar tidak ada pembeli terlewat walau jualan di banyak aplikasi.
Baca juga: Moncer Chat · Moncer Order · Tanya jawab · Harga · Semua panduan